МОЭК: электронный документооборот сократил сроки подписания общехозяйственных договоров в 11 раз
Внедрение формата электронного документооборота при подписании договоров ускоряет проведение работ по ремонту и реконструкции объектов системы теплоснабжения.
Количество общехозяйственных договоров, заключаемых ПАО «МОЭК» с контрагентами в формате электронного документооборота, в период 2024–2026гг. выросло в 16 раз — с 5–7% до 92%, а заключение договора ускорилось в 11 раз. К таким договорам относятся самые распространенные сделки, обеспечивающие функционирование системы теплоснабжения города — подряд, строительство, обслуживание тепловых сетей и тепловых пунктов, поставка оборудования и т.д.
Данный результат стал итогом отдельной двухлетней программы «МОЭК» по переводу документооборота с потребителями и контрагентами в электронный вид. Раньше на подписание бумажного договора уходило 2–3 дня, сейчас — максимум 2 часа. Заключение договора ускорилось в 11 раз, дополнительных соглашений — в 12 раз, исполнений по первичной бухгалтерской документации — в 7 раз.
Раньше на подписание одного бумажного договора уходило от 2 до 3 дней: распечатка, сшивание, визирование, поездки к контрагенту и обратно, сканирование. Сегодня весь цикл занимает не более 2 часов. Система автоматически опрашивает электронную площадку 4 раза в час и уведомляет ответственных лиц о подписании. Это означает, что контрагент получает подписанный контракт в день согласования, а не через несколько дней, что критически важно для оперативного начала поставок или выполнения работ.
МОЭК и контрагенты обмениваются электронной первичной документацией, которую не нужно сканировать, распознавать, верифицировать или добиваться читаемости печатей или переподписания в связи с некорректным распознаванием символов при сканировании печатного экземпляра. Все документы приходят в универсальном формате (УПД), что позволяет бухгалтерам контрагентов сразу же принимать их к учету, без ручной доработки.
«Главная цель всех наших трансформаций — сделать взаимодействие с МОЭК максимально комфортным для контрагента и персонала компании. Мы убрали из процесса все, что раздражало бизнес: поездки, очереди за печатями, ожидание доступности подписантов документов, сканирование и ручную проверку. Сейчас это просто: нажал кнопку, получил ссылку с автоматическим формированием листа согласования к документу, подписал. Нам важно, чтобы наши партнеры экономили свое время и ресурсы», — комментирует Дмитрий Гаврилюк, начальник отдела договорной работы правового управления МОЭК.
В планах компании — полная роботизация проверки входящих документов. Это позволит исключить человеческий фактор при проверке документов о приемке работ/услуг/товаров и еще больше сократить сроки взаиморасчетов с контрагентами.